Wat is een verweesd werk? Een werk dat weliswaar auteursrechtelijk beschermd is, maar waarvan de rechthebbenden niet te identificeren of op te sporen zijn.

EU-richtlijn 2012/28/eu, geïmplementeerd in het najaar van 2014, biedt musea, bibliotheken, archieven en onderwijsinstellingen meer mogelijkheden om deze werken te digitaliseren, publiceren of tentoon te stellen dan voorheen.

Belangrijke voorwaarde voor het verweesd verklaren van een werk is dat er een zorgvuldig onderzoek heeft plaatsgevonden naar de rechthebbenden. Hoe pak je zo’n zorgvuldig onderzoek aan? Welke bronnen kun je raadplegen? Hoe ziet de verslaglegging van je zorgvuldig onderzoek eruit?

Historicus Eric Palmen is clearing specialist. Voor het EYE Filmmuseum Amsterdam ontwikkelde hij een methode waarmee rechthebbenden daadwerkelijk kunnen worden opgespoord. Nationaal en internationaal wordt deze methode binnen de audiovisuele erfgoedsector erkend als een waardevolle werkwijze om de rechtenstatus van een audiovisueel werk vast te stellen. Palmen verzorgt voordrachten en publicaties over zijn aanpak. Hij staat erfgoedinstellingen bij in de opzet van hun zorgvuldig onderzoek.

Zijn dienstverlening is de volgende:
Het verzorgen van trainingen (in-house en out-house) waarmee erfgoedinstellingen hun eigen clearing specialisten kunnen opleiden:

• in-house: Palmen verzorgt een training aan uw erfgoedinstelling waarmee uw medewerkers vertrouwd raken met de methodiek van het zorgvuldig onderzoek. Voorwaarde is dat er voldoende faciliteiten zijn om een training te verzorgen.
• out-house: wanneer de faciliteiten ontbreken, organiseert Palmen de training buitenshuis.

Het verrichten van een zorgvuldig onderzoek voor de erfgoedinstelling:

• quick scan: zijn de noodzakelijke metadata aanwezig om de collectie te kunnen clearen, of bevatten de dragers van de werken (archiefdozen, disquettes, filmblikken, etc) voldoende informatie om dit te kunnen doen? Is het clearen van de collectie een haalbare zaak?
• risico-analyse: bevat de collectie auteursrechtelijk beschermd materiaal dat tot claims zou kunnen leiden?
• clearing van de collectie: wat zijn de metadata op grond waarvan de auteursrechtelijke status van het werk vastgesteld kan worden? Wat is de auteursrechtelijke status van de werken (publiek domein of auteursrechtelijk beschermd? Indien auteursrechtelijk beschermd, is het werk verweesd?)
• het opzetten van een rights management systeem: hoe borg je de resultaten van je onderzoek, al dan niet binnen de bestaande collectiesystemen?

Deze website bevat een klantenpanel met cursusmateriaal en een bronnendatabase: OrphanBase.